Keynote on Applen vastine Microsoftin PowerPoint-ohjelmalle. Itse käytin pitkään Macillakin jälkimmäistä, mutta vaihdoin nopeasti ohjelmaa kun huomasin, että Keynote oli käytössä suoraviivaisempi ja helpompi käyttää. Keynote käyttää oletuksena omaa formaattia, mutta osaa myös lukea ja tallentaa PowerPoint-tiedostoja (.ptt & .pttx).
Keynote/OS X -vinkkini ei kuitenkaan liity esitysten tekemiseen, vaan niiden jälkihoitoon. Kalvotyöläisten arkeen kuuluu usein esitysten jakaminen jälkikäteen yleisölle, mutta hyvään tapaan ei kuuluu PowerPoint- saati Keynote-tiedostojen jakaminen sellaisenaan. Elegantimpi valinta on PDF, jolle löytyy toki myös vihaajansa, mutta ne ainakin aukeavat ongelmitta lähes kaikissa järjestelmissä, säilyttävät esityksen muodon ja mahdollistavat tarpeettoman metadatan (esim. esiintyjän muistiinpanojen) häivyttämisen. PDF-tallennuksen lisäksi kerron, miten helposti OS X:ssa voi poistaa valmiista tiedostosta tarpeettomia sivuja.
Ohjeet ja ruutukaappaukset kokoonpanosta Mac OS X Snow Leopard + Keynote '09, sovellettavissa myös muihin kokoonpanoihin.
Keynote-esityksen tallentaminen PDF-muodosssa
Kun esitys halutaan tallentaa jakelua varten, käytetään Vie-toimintoa (Export), joka löytyy menupalkista: [Arkisto >> Vie...]
Keynote tukee esityksen tallentamista videomuotoon, PDF-tiedostoksi, kuvatiedostoiksi, HTML-muotoon sekä iPodeissa toistettavaan muotoon – kalvotyöläisen näkökulmasta keskeisimmät vaihtoehdot ovat kaksi ensimmäistä. Omistan videotallenteiden tekemiselle joskus kokonaan oman postauksensa, keskitytään tässä nyt PDF:ään. Ohessa neljä keskeisintä asetusta:
- Valitaan viedäänkö PDF-tiedostoon pelkät kalvot (diat) vai myös esiintyjän muistiinpanot. Itse kirjoitan muistiinpanot itseäni varten, joten jätän ne aina pois.
- "Jokainen koonnosten taso" tarkoittaa, että esityksen jokainen vaihe, josta eteenpäin liikkuminen vaati erillisen napinpainalluksen, esitetään PDF:ssä omana sivunaan. Valinnan mielekkyys riippuu käytetyistä koonnoksista. Jos esityksessä on käytetty esim. luetteloita jotka ilmestyvät kohta kerrallaan, voi ruksin jättää hyvillä mielin pois, mutta niiden lisäksi esityksessä on lisäksi käytetty koonnoksia, joissa samalle dialle kasataan useita kuvia päällekkäin, niin kumpikaan vaihtoehto ole suoraan optimi. Tällöin on parasta laittaa ruksi päälle ja tehdä jälkihuolto myöhemmin esittämieni ohjeiden mukaan.
- Jos jokin dia on ohitettu jo esityksessä, niin varmaan on tarkoitus ohittaa se myös PDF-jakelussa.
- Jos esityksessä on käytetty kuvia tai grafiikkaa, niin kuvanlaadun valitseminen vaikuttaa suoraan tiedoston kokoon. Kannattaa kokeille mikä laatu ja koko sopii itselle tarkemmin.
Loput asetukset sitten maun mukaan ja tallennetaan tiedosto koneelle. Mutta entäs jos törmättiin kohdassa 2 tilanteeseen, jossa tallenteeseen sisältyy turhia sivuja? Eipä hätää, apu löytyy tuosta alta:
Ylimääräisten sivujen poistaminen PDF-tiedostosta
Ennen kuin mennään itse asiaan, niin pieni Finder-vinkki: uunituoreen tai vastakäsitellyn tiedoston löytää helpoimmin Finder-ikkunan sivupalkissa vakiona olevan "Etsi"-otsikon alta "Tänään"-virtuaalikansiosta, johon OS X hakee automaattisesti saman päivän aikana käytetyt tiedostot.
Valittu PDF avautuu oletuksena Esikatselu-ohjelmaan, joka nimestään huolimatta kykenee myös muokkaamaan mm. PDF-tiedostoja – yksi Macien hienouksista onkin, että käyttöjärjestelmä osaa lukea ja kirjoittaa PDF-tiedostoja ilman erikseen asennettavia ohjelmia. PDF:n sivujen uudelleenjärjestely ja ylimääräisten sivujen poisto onnistuu helposti, mutta harva Windowsin ja Acrobat Readerin no-can-do -meininkiin tottunut hoksaa toiminnallisuutta itse. Eli:
- Avaa PDF Esikatseluun
- Avaa PDF:n sivut listaava sivupalkki työkalurivin painikkeella tai menupalkista: [Sisältö >> Sivupalkki >> Näytä Sivupalkki (shift+cmd+D)].
- Sitten vain valitse turhat sivut, poista ne ja tallenna. Helppoa.
